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                                    城建檔案館創新建設工程文件移交機制


                                    來源 : 住建局 發布時間 : 2024-02-26 訪問次數 :
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                                    2024年,為進一步提升建設工程文件移交工作的效率,保障歸檔過程中檔案安全,啟東市城建檔案館在建設工程文件移交機制方面進行了創新實踐。目前,已取得良好成效。

                                    “源頭”式管理,發揮工程資料員主觀能動性,提升檔案移交質量。施工單位資料員作為建設工程文件收集、整理的第一經手人和責任人,在保證檔案質量上扮演著極為重要的角色。為此,啟東市城建檔案館將資料員作為重點培訓和業務指導對象,對檔案質量進行“源頭”式管理。在每月一次的工程項目集中開工交底會議上,向工程參建各方主體詳細講解建設工程文件歸檔業務要點,發放《建設工程檔案報送業務手冊》,尤其和資料員面對面講清、講透建設工程文件的歸檔范圍和要求,同時免費提供圖紙折疊、頁碼編制、文件組卷等現場培訓。

                                    優化建設工程文件移交流程,縮短審核時間,提高檔案歸檔效率。本次移交機制的創新關鍵在于優化了移交流程。建設工程文件移交由原先的“項目報建登記、紙質檔案初審、出具整改意見、紙質檔案電子化、電子檔案終審、檔案裝訂入庫”六個步驟簡化為“項目報建登記、紙質電子聲像檔案三位一體審核、檔案裝訂入庫”三個步驟。紙質、電子及聲像檔案同步審核、同步整改、同步驗收,優化了移交流程,縮減了辦理周期。

                                    一次性移交,檔案不離館,嚴格控制檔案移交過程中存在的風險。移交機制創新后,所有載體的建設工程文件一次性移交,包括紙質檔案、電子檔案和聲像文件,移交后不得再次離館外處理。這樣充分控制了檔案移交過程中可能出現的遺失、調換等潛在風險,保證了進館檔案的安全性、真實性和完整性。

                                    自2024年建設工程文件新移交機制實施以來,移交檔案質量得到顯著提高,檔案審核過程得以明顯優化,也為企業提供了更高效、更快捷的檔案服務,得到服務對象的一致肯定。下階段,城建檔案館將圍繞新機制進行查漏補缺,不斷完善,持續進步。

                                    (擬稿人:劉金佯 核稿人:姚輝 報送人:黃鏡宇) 

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